Hochschulprozesse

Prozesse gewinnen mit der abteilungsübergreifenden, oft komplexen und immer häufiger digitalisierten Arbeit in öffentlichen Institutionen zunehmend an Bedeutung.

Durch die Einführung des Prozessmanagements im Rahmen der Organisationsentwicklung der Berliner Hochschule für Technik sollen Administration und Koordination von Arbeitsabläufen vereinfacht werden.

Das übergeordnete Ziel ist, die Hochschule bereit zu machen für die aktuellen Anforderungen aus Politik und Gesellschaft. Diese äußern sich zum einen in Rahmenvorgaben durch den Gesetzgeber, zum anderen aber auch durch Erwartungen der Studierenden und Beschäftigten an eine moderne, serviceorientierte Lern- und Arbeitsumgebung.

Miteinander verzahnte Arbeitsabläufe werden in ihrer Gesamtheit betrachtet. Anstelle einer abteilungsbezogenen wird eine prozessbezogene Sichtweise entwickelt. Komplexe Prozesse werden übersichtlich gestaltet, Verantwortlichkeiten deutlich gemacht und deren Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Im Fokus des Prozessmanagements steht nicht die Kontrolle von Arbeitsschritten, sondern eine Vereinfachung, die allen am Prozess Beteiligten zugutekommen soll.

Die Prozessanalyse als Teil des Prozessmanagements ist ein wesentliches Instrument, um Vorgänge abzubilden und transparent zu machen. Sie ist Voraussetzung, um Hindernisse im Ablauf zu identifizieren.

Wer macht was, wann, wie und womit?

In Gesprächen mit Prozessverantwortlichen und weiteren am Prozess beteiligten Personen wurden dazu erste Informationen erhoben. Lagen bereits ältere Prozessbeschreibungen vor, wurden diese als Informationsquelle herangezogen.

Abläufe, Aktivitäten und zugehörige Dokumente wurden den jeweiligen Verantwortungsbereichen (Abteilungen, Organisationseinheiten, Stellen) zugeordnet und dokumentiert.

Das Ergebnis ist je ein Textdokument mit einer ausführlichen Beschreibung der Abläufe, das sogenannte Prozessblatt, sowie eine grafische Darstellung, das Prozessdiagramm. Eine Anleitung zum Lesen der Prozessdiagramme findet sich hier.

Die Darstellungen wurden mit allen an der Erstellung Beteiligten besprochen. In gemeinsamen Diskussionen konnten auch Vorschläge zur Optimierung, d.h. zur Vereinfachung von Abläufen gesammelt und aufgezeichnet werden. Eine Prozessdarstellung wurde dann veröffentlicht, wenn die Beteiligten mehrheitlich damit einverstanden waren.

Ein Prozess ist jedoch auch mit seiner Veröffentlichung niemals "fertig": Da sich Rahmenbedingungen und Aktivitäten im Laufe der Zeit ändern, sind regelmäßige Evaluationen notwendig. Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten müssen immer wieder vor dem Hintergrund veränderter Bedingungen untersucht und angepasst werden. Das Prozessmanagement ist deshalb kein einmaliges Projekt, sondern als andauernde Aufgabe ein wesentlicher Bestandteil der Hochschulentwicklung.