Barrierearm Publizieren

Die Anleitung richtet sich an Nutzer*innen der aktuellen Office 2019 Version. Für alle anderen Versionen, auch für die ältere und/oder private Versionen (z. B. Office 365) können Abweichungen gelten.


Vor dem Verfassen

Barrierefreiheitsprüfung aktivieren

Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen

Nach der Aktivierung der Barrierefreiheitsprüfung sollte rechts ein Fenster „Barrierefreiheitsprüfung“ dauerhaft sichtbar sein. In diesem Fenster werden während der Bearbeitung eines Dokuments alle Stellen benannt, die unter Gesichtspunkten der Barrierefreiheit schwierig sind.

Hinweis: Die Überprüfung kann selbstverständlich auch am Ende der Arbeit erfolgen, könnte dann aber unter Umständen etwas aufwendiger werden, weil das Dokument rückwirkend bearbeitet werden muss (ähnlich wie bei der Rechtschreibprüfung).

Dokumententitel vergeben

Datei > Informationen > Eigenschaften > Titel ausfüllen

Sprache festlegen

In der Statusleiste die angezeigte Sprache anklicken und ändern, falls nicht bereits die richtige Sprache verwendet wird. Werden im Dokument mehrere Sprachen verwendet, muss jeder anderssprachige Abschnitt jeweils markiert und die gewünschte Sprache entsprechend eingestellt werden.

Formatvorlagen einrichten

Formatvorlagen erleichtern die Gliederung eines Dokuments und unterstützen viele weitere Funktionen. Es ist daher sinnvoll mehrere Überschriftenvorlagen und mindestens eine Vorlage für den Fließtext für alle Dokumente anzulegen. Über die Formatvorlagen sollten die zentralen Layout-Anforderungen an das Dokument, wie Zeilenabstände, Textumbrüche und Schriftfarben festgelegt werden. Für die Schriftart gilt die grobe Regelung, dass schnörkellosere Schriften zu bevorzugen sind, weil sie besser gelesen werden können.
Dieses YouTube-Video erkärt, wie Formatvorlagen eingerichtet und genutzt werden können (6 Min.).

Silbentrennung deaktivieren

Layout > Silbentrennung > keine

Die Silbentrennung erschwert den Lesefluss und trägt somit nicht zu barrierearmen Dokumenten bei. Daher ist es besser, sie auszuschalten.


Formatierung

Abstände

Layout > Einzug

Layout > Abstand

Im Text sollten Abstände nicht mit der Enter- oder der Leertaste gesetzt werden, sondern über die Einstellungen für Einzüge und Abstände. Bei umfangreicheren Dokumenten bietet sich diese Art der Formatierung über die Formatvorlagen an, z.B. nach jeder Überschrift sollen 12 Pt. Abstand sein. 

Umbrüche

Layout > Umbrüche

Auch Umbrüche sind barrierefrei. Barrierefreie Leerräume können mit der Tabulatortaste erzeugt werden.

Hyperlinks

Hyperlink bearbeiten > Anzuzeigender Text

Hyperlinks, also Links, die zu anderen Webseiten führen, sollten einen aussagekräftigen Linktext enthalten, damit alle sofort wissen, wohin der Link führt. In den meisten Programmen werden Verlinkungen mit einer Büroklammer angezeigt und können darüber verändert werden. Der Anzeigetext sollte ein „sprechender“ Linktext sein, also den Linkzweck angeben und eindeutig sein.

Beispiele:

Eher ungeeignete Links:

Querverweise

Referenzen > Querverweis

Wo möglich Querverweise setzen und die Querverweisfunktion nutzen. In diesem Video werden Querverweise Schritt für Schritt erklärt.


Weitere Inhaltselemente

Bilder

Referenzen > Beschriftung einfügen

Verzeichnisse, Bilder und Tabellen sollten nach Möglichkeit beschriftet sein.

Grafiken

Bildformat > Barrierefreiheit > Alternativtext.

Beim Einfügen von Grafiken einen Alternativtext eingeben. Der Alternativtext sollte die wesentlichen Inhalte der Grafik in maximal 100 Zeichen zusammenfassen. Wird viel Information grafisch vermittelt, etwa durch ein Diagramm, sollte diese auch im Fließtext ausformuliert werden.
Ist die Grafik rein dekorativ, kann auf den Alternativtext verzichtet werden. Für Grafiken am besten immer Farben mit hohem Kontrast verwenden.

Tabellen

Einfügen > Tabellen > Tabelle einfügen

Tabellen im Idealfall in Word erstellen und nicht aus Excel oder anderen Quellen kopieren. Komplexe bzw. verschachtelte Tabellen, etwa mit mehr als einer Kopfzeile lieber auf mehrere Tabellen aufteilen.

Beim Klick auf die Tabelle erscheint ein zusätzlicher Reiter in der Kopfzeile mit dem Titel „Layout“.

Layout > Tabelleneigenschaften > Alternativtext

Hier sollte eine kurze Beschreibung des Tabelleninhalts stehen, besonders bei großen Tabellen. Auch ein Titel sollte eingegeben werden.


Letzte Schritte

Prüfung

Die Barrierefreiheitsüberprüfung (siehe oben) gegebenenfalls noch einmal aufrufen und, falls nötig, die entsprechenden Hinweise bearbeiten.

Gliederung überprüfen

Ansicht > Gliederung

Nur die angelegten Formatvorlagen für Überschriften verwenden. Dabei sollte keine Ebene „ausgelassen“ werden (z.B. wäre es ungünstig Überschrift 1 und Überschrift 3, aber nicht Überschrift 2 zu nutzen), das macht die Gliederung und damit Navigation schwieriger. Auch jede andere Textart (Fließtext, Zitate, …) sollte einer der Formatvorlagen zugewiesen werden.

In der Gliederungsansicht kann abschließend überprüft werden, ob alle Ebenen genutzt wurden und ob das Gliederungssystem logisch Sinn ergibt.

Verzeichnisse

Abschließend noch einmal alle Verzeichnisse (Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis, usw.) aktualisieren.

Speichern

Datei > Speichern unter > PDF

Datei als PDF speichern und die Optionen öffnen. Text als Bitmap speichern deaktivieren, unter Nicht druckbare Informationen alle Optionen aktivieren.

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